Ti hanno chiesto di inviare file PDF in formato PDF/A e ti stai chiedendo cosa è esattamente il PDF/A? In questo articolo, ti spiegherò cosa significa e come puoi convertire facilmente i tuoi documenti PDF in questo formato.
Il formato PDF/A è una variante dei comuni file PDF progettata principalmente per l’archiviazione a lungo termine dei documenti digitali. Questo tipo di formato garantisce che il documento possa essere visualizzato e riprodotto esattamente nello stesso modo nel corso del tempo, indipendentemente dai programmi o dai dispositivi utilizzati, sia da chi riceve il file che da chi lo conserva.
Ora che abbiamo chiarito cosa sia il PDF/A, vediamo come puoi effettuare questa conversione in modo semplice e rapido. Non devi preoccuparti, è più facile di quanto pensi. Continua a leggere per scoprire come fare.
Indice dei contenuti
Come trasformare PDF in PDF/A su PC e Mac
Vuoi convertire i tuoi documenti PDF in formato PDF/A utilizzando un PC o un Mac? In questo articolo, ti mostreremo i migliori strumenti disponibili per svolgere questa operazione in modo rapido ed efficiente.
Adobe Acrobat Reader (Windows/macOS)
Se desideri convertire i tuoi file PDF in formato PDF/A, Adobe Acrobat Reader è un’applicazione affidabile da considerare. Questo software è stato sviluppato dalla stessa azienda che ha creato il formato PDF, Adobe, ed è una delle soluzioni più rinomate per visualizzare e modificare documenti elettronici. È compatibile sia con Windows che macOS ed è disponibile gratuitamente. Tuttavia, per sbloccare tutte le funzionalità di editing, è possibile sottoscrivere un abbonamento alla versione Pro (che ha un costo base di 18,29 euro al mese), anche se è possibile sfruttare una prova gratuita di 7 giorni.
Ecco come procedere:
Visita il sito web di Adobe Acrobat Reader cliccando qui e segui le istruzioni per il download.
Avvia Adobe Acrobat Reader sul tuo computer e apri il documento PDF su cui desideri lavorare, selezionando “File” nel menu in alto a sinistra e scegliendo “Apri”.
Una volta che il documento è visualizzato, vai nella scheda “Strumenti” nella parte superiore, quindi fai clic su “Mostra altri”. Ora individua lo strumento “Standard PDF”, fai clic sulla freccia verso il basso accanto ad esso e seleziona “Apri”.
Successivamente, trova l’opzione “Salva come PDF/A” nella barra laterale destra e fai clic su di essa. Nella finestra successiva, assegna un nome e una posizione al documento di output.
Infine, fai clic su “Salva” per completare la procedura di conversione del documento PDF in formato PDF/A.
Questo processo ti consentirà di ottenere documenti in formato PDF/A in modo efficace e gratuito, sebbene Adobe Acrobat Reader Pro offra funzionalità avanzate a un costo aggiuntivo.
LibreOffice (Windows/macOS/Linux)
Se hai bisogno di convertire i tuoi documenti PDF in formato PDF/A, una soluzione efficace è LibreOffice. Questa suite per la produttività, basata su open source, è considerata da molti come l’alternativa gratuita ideale a Microsoft 365 (Office) ed è compatibile con i sistemi operativi Windows, macOS e Linux. Una delle sue funzionalità vantaggiose è la possibilità di apportare modifiche ai PDF e di esportarli in formato PDF/A.
Ecco come procedere:
Visita il sito web di LibreOffice cliccando qui e segui le istruzioni di installazione per il tuo sistema operativo.
Una volta completata l’installazione, avvia LibreOffice e apri il documento PDF su cui desideri lavorare.
Nel menu “File” nella parte superiore a sinistra, seleziona “Esporta come” e scegli “Esporta nel formato PDF”.
Nella nuova finestra che appare, assicurati di selezionare la scheda “Generale” (se non è già selezionata), quindi spunta la casella accanto a “Archivio PDF/A-1a (ISO 19005-1)” e premi il pulsante “Esporta”.
Infine, indica la posizione in cui desideri salvare il file una volta completata la procedura per convertire il PDF in PDF/A. Quindi, fai clic su “Salva”.
Questo processo è più semplice di quanto possa sembrare e ti consente di creare file PDF/A gratuitamente. LibreOffice è una soluzione versatile per le tue esigenze di conversione PDF.
Microsoft Word (Windows/macOS)
Se hai bisogno di convertire i tuoi documenti PDF in formato PDF/A, un ottimo strumento a tua disposizione è Microsoft Word. Molti potrebbero non esserne a conoscenza, ma il noto programma di videoscrittura sviluppato da Microsoft, disponibile sia per Windows che per macOS, può essere sfruttato per questo scopo. Tuttavia, è parte integrante della suite Microsoft 365 (Office), il che significa che non è gratuito. Tuttavia, è possibile usufruire di una prova gratuita di 7 giorni per testarne le funzionalità. Successivamente, per continuare a utilizzarlo, è necessario sottoscrivere un abbonamento specifico, con un costo base di 7 euro al mese.
Ecco come procedere:
Visita il sito web di Microsoft Word cliccando qui e segui le istruzioni per il download e l’installazione, come descritto nella mia guida specifica su come scaricare Word.
Una volta completata l’installazione, avvia Microsoft Word sul tuo computer. All’apertura del programma, seleziona il documento PDF che desideri convertire in PDF/A facendo clic su “Apri” nel menu laterale.
Quando appare l’avviso che indica che il file verrà convertito in un documento Word modificabile, conferma facendo clic su “OK”. Successivamente, vai su “File” > “Esporta” e seleziona “Crea PDF / XPS” nella parte destra del menu.
Nella finestra successiva, scegli “PDF” dal menu a discesa “Salva come”, quindi fai clic su “Opzioni” in basso. Spunta la casella accanto a “Conforme a PDF/A” e conferma le tue scelte facendo clic su “OK”.
Infine, indica la posizione in cui desideri salvare il file convertito in formato PDF/A, assegnagli un nome e avvia il processo di esportazione cliccando su “Pubblica“.
Seguendo questi passaggi, otterrai documenti in formato PDF/A in modo semplice, sebbene Microsoft Word richieda un abbonamento a pagamento per un utilizzo a lungo termine.
Come trasformare PDF in PDF/A online
Se preferisci non scaricare o installare nuovi programmi sul tuo computer o se desideri semplicemente un modo rapido per convertire i tuoi file PDF in formato PDF/A, ci sono diverse opzioni disponibili online. Di seguito, ti presenterò alcuni servizi web che consentono di eseguire questa operazione direttamente dal tuo browser.
È importante notare che questi servizi rispettano la privacy degli utenti, cancellando i file caricati sui loro server entro poche ore. Tuttavia, è sempre una buona pratica prestare attenzione quando si lavora con documenti contenenti dati sensibili.
iLovePDF
Quando si tratta di convertire i tuoi documenti PDF in formato PDF/A, iLovePDF è uno strumento web eccellente a tua disposizione. Questo servizio online ti consente di manipolare i tuoi file PDF in vari modi, tra cui divisione, conversione, compressione e molto altro. La versione base è gratuita, ma ha alcune limitazioni, come la possibilità di elaborare solo un file alla volta e un limite di caricamento di 200 MB. Per sfruttare appieno tutte le funzionalità, puoi registrarti o sottoscrivere uno dei piani a pagamento, che partono da soli 6 euro al mese.
Per iniziare, visita il sito web di iLovePDF cliccando qui e fai clic sul pulsante ‘Seleziona PDF file‘ per caricare il tuo PDF da convertire. Puoi anche importare il documento direttamente da Google Drive o Dropbox, utilizzando i pulsanti dedicati. Se preferisci, trascina semplicemente il tuo PDF nella finestra del tuo browser.
Successivamente, puoi impostare il livello di conformità del PDF utilizzando il menu a tendina ‘Imposta il livello di conformità PDF/A‘ (se non hai esigenze particolari, puoi lasciare le impostazioni predefinite). Una volta configurato, fai clic su ‘Converti in PDF/A’.
Resterai in attesa che il processo di conversione sia completato, e il tuo nuovo documento PDF/A verrà scaricato automaticamente sul tuo computer. Se ciò non accade, puoi scaricarlo manualmente facendo clic sul pulsante ‘Scarica il file’. In alternativa, hai la possibilità di salvare il file su Google Drive o Dropbox, o condividerlo tramite un URL, usando i pulsanti appositi.
Trasformare i tuoi PDF in PDF/A da Smartphone e Tablet
Se hai la necessità di convertire i tuoi documenti PDF in formato PDF/A utilizzando il tuo smartphone o tablet, sia Android che iPhone/iPad, potresti essere alla ricerca di strumenti appropriati per farlo. Anche se potresti non trovare app specifiche per questo compito, ciò non significa che non sia possibile.
Puoi ancora raggiungere il tuo obiettivo sfruttando i servizi online menzionati nel capitolo precedente. Basta accedere a questi servizi direttamente tramite il browser del tuo dispositivo mobile, come ad esempio Chrome su dispositivi Android o Safari su dispositivi iOS/iPadOS.
Con questa semplice soluzione, puoi continuare a gestire e convertire i tuoi PDF in formato PDF/A ovunque ti trovi, direttamente dal tuo smartphone o tablet.